Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Regeln sowie der in unserem Verhaltenskodex und dem betrieblichem Verhaltenskodex niedergelegten Grundsätze hat bei semvox höchste Priorität.

Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten von Mitarbeitern oder Lieferanten zu erfahren und diese zu unterbinden.

Deshalb haben wir die Zentrale Meldestelle damit beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem in unserem Namen zu betreiben.

Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz der Verfahrensgerechtigkeit. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber, Betroffene und Mitarbeiter, die an der Untersuchung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.

Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern, keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbräuchlich verwenden.

Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber und alle Personen, die zu Untersuchungen bei semvox beitragen, werden nicht toleriert. Für die betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung bis zum Beweis des Verstoßes.

Die Ermittlungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.

Weitere Informationen über die Verfahrensgrundsätze unseres Hinweisgebersystems finden Sie hier.

Die qualifizierten und erfahrenen Kolleginnen und Kollegen des Untersuchungsbüros prüfen jede Meldung auf mögliches Fehlverhalten eines Mitarbeiters gründlich und gehen ihr systematisch nach.

Zunächst erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend prüft das Untersuchungsbüro Ihre Meldung. Dazu gehört die Erhebung von Fakten, insbesondere durch den Hinweisgeber.

Nur wenn diese erste Bewertung einen Verdacht auf einen Verstoß ergibt, wird eine Untersuchung durch eine spezielle Ermittlungsstelle eingeleitet.

Anschließend werden die Ergebnisse der Untersuchung vom Untersuchungsbüro ausgewertet und geeignete Maßnahmen empfohlen. Sie werden unverzüglich über den Stand* und das Ergebnis des Verfahrens informiert.

Potenzielle Verstöße gegen den Verhaltenskodex für Geschäftspartner (Betrieblicher Verhaltenskodex) durch Lieferanten, einschließlich schwerwiegender Risiken und Verletzungen der Menschenrechte und des Umweltschutzes durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Untersuchungsbüro gemeldet werden – ebenso wie Meldungen, die anderweitige Sofortmaßnahmen erfordern. Das Untersuchungsbüro informiert die zuständigen Abteilungen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten.

Dazu gehört insbesondere das Ergreifen der notwendigen Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.

* Die Bearbeitungszeit variiert je nach Gegenstand des Verfahrens.

Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Mitarbeitern oder potenzielle Verstöße gegen den Verhaltenskodex für Geschäftspartner (Betrieblicher Verhaltenskodex) durch Lieferanten in unserer Lieferkette zu melden, die eine rasche Überprüfung und gegebenenfalls Reaktion unseres Unternehmens ermöglichen.

Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben an die zuständigen Behörden zu wenden.

* Die Bearbeitungszeit variiert je nach Gegenstand des Verfahrens.

Sie haben die Möglichkeit, sich über die webbasierte Kommunikationsplattform BKMS in vielen Sprachen an das Untersuchungsbüro zu wenden. Dieses System ist vertraulich und technisch abgesichert.

Hinweisgeber können selbst entscheiden, ob sie ihren Namen nennen wollen.

Auch wenn Ihre bevorzugte Sprache im Meldekanal nicht angeboten wird, können Sie Ihre Meldung in einer beliebigen Sprache einreichen. Sie können sich auch in jeder Sprache per E-Mail oder Post an das Untersuchungsbüro wenden.

Der Volkswagen Konzern hat externe Rechtsanwälte zu Ombudspersonen ernannt. Sie beraten über das Hinweisgebersystem oder sorgen dafür, dass Meldungen von Hinweisgebern auf Wunsch anonym an die Ermittlungsstelle weitergeleitet werden.

Wenn Sie sich mit der Ombudsperson in Verbindung setzen möchten, finden Sie deren Kontaktdaten hier: https://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/

Die deutsche Regierung hat eine Behörde benannt, die auch Meldungen über Fehlverhalten als externe Meldestelle entgegennimmt.

Der externe Meldeweg ist das Bundesamt für Justiz (BfJ) – Hinweisgeberstelle (Bundesamt für Justiz) (BfJ – Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de).

Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgeber-System können auch an die lokalen Untersuchungsstelle gerichtet werden.

Wenn Sie im Rahmen einer Untersuchung befragt worden sind, haben Sie die Möglichkeit, der Ombudsperson als unabhängiger Stelle eine Rückmeldung zu geben.

Darüber hinaus kann auch unser lokaler Chief Compliance Officer in allen Fragen des Hinweisgeber-Systems über compliance@semvox.de angesprochen werden.